Conversations sur l'accueil et les jardins communautaires
Conversations sur l'accueil et les jardins communautaires
Accueillir et initier la communauté CoLab en utilisant différents modes d'engagement (par exemple en tête-à-tête, lors de l'intégration, lors d'événements, etc.) Appels mensuels d'intégration, appels individuels ad hoc, événements semestriels pour promouvoir et mettre en lumière les projets et les initiatives dans le colab et le réseau plus large.
Une invitation à venir à la table, à tisser des projets et des liens pour la résilience, la collaboration et l'échafaudage.
Veuillez noter qu'à partir de 2024, le projet Welcome Gardening englobe également les projets suivants Cartographie des compétences et Facilitation de la plate-forme communautaire projets.
L'équipe
Jyo Maan, Aimee Fenech
Responsable du rapport : Jyo Maan
Zone
Incubation et alimentation de cercles, Diversité, participation et engagement, Tissage de réseaux, Projet Next Steps
objectifs 2023
1. Les appels facilités par la co-conception sont conformes à la fréquence définie dans les objectifs supérieurs :
- Embarquement mensuel.
- Tissage communautaire semestriel.
2. Proposer des appels individuels ponctuels aux membres du CoLab en cas de besoin, par exemple s'ils expriment le souhait de devenir rapidement actifs dans un ou plusieurs cercles ou groupes de travail.
3. Les enregistrements bruts des réunions, l'historique des discussions et toutes les notes sont accessibles sur un disque partagé pour les réunions semestrielles des contributeurs de la communauté.
4. Des artefacts digestes, par exemple un courriel de bienvenue envoyé au coordinateur des communications avant l'appel : qui nous sommes, ce que nous faisons, ce que vous pouvez attendre et ce que nous attendons de vous, et après un appel d'accueil : que faire maintenant, à qui s'adresser, où aller, demande de mise à jour de la cartographie des compétences.
5. Les triangles de clôture - mettre en relation les personnes qui arrivent avec des espaces et des personnes de l'écosystème pour les aider à s'orienter, par exemple un projet ou une personne à la recherche d'un financement se réfère à Tanya dans le cercle de financement, ajoute la personne au canal et lui montre comment trouver la base de données des opportunités de financement.
6. Bref suivi quelques mois plus tard : comment vont les gens, sont-ils actifs, si non, pourquoi pas, quel soutien supplémentaire pourrait être disponible ?
7. Rétrospective du processus d'intégration et d'engagement afin de transformer les enseignements tirés en améliorations du processus, de manière continue et annuelle.
RÉSULTATS 2023
1. Les appels facilités par la co-conception sont conformes à la fréquence définie dans les objectifs supérieurs :
- Embarquement mensuel.
- Tissage communautaire semestriel.
2. Proposer des appels individuels ponctuels aux membres du CoLab en cas de besoin, par exemple s'ils expriment le souhait de devenir rapidement actifs dans un ou plusieurs cercles ou groupes de travail.
3. Les enregistrements bruts des réunions, l'historique des discussions et toutes les notes sont accessibles sur un disque partagé pour les réunions semestrielles des contributeurs de la communauté.
4. Des artefacts digestes, par exemple un courriel de bienvenue envoyé au coordinateur des communications avant l'appel : qui nous sommes, ce que nous faisons, ce que vous pouvez attendre et ce que nous attendons de vous, et après un appel d'accueil : que faire maintenant, à qui s'adresser, où aller, demande de mise à jour de la cartographie des compétences.
5. Les triangles de clôture - mettre en relation les personnes qui arrivent avec des espaces et des personnes de l'écosystème pour les aider à s'orienter, par exemple un projet ou une personne à la recherche d'un financement se réfère à Tanya dans le cercle de financement, ajoute la personne au canal et lui montre comment trouver la base de données des opportunités de financement.
6. PARTIELLEMENT ATTEINT : Bref suivi quelques mois plus tard, comment vont les gens, sont-ils actifs, si non, pourquoi pas, quel soutien supplémentaire pourrait être disponible ? - des aspects supplémentaires du soutien n'ont pas eu le temps d'être suivis.
7. Rétrospective du processus d'intégration et d'engagement afin de transformer les enseignements tirés en améliorations du processus, de manière continue et annuelle.
objectifs 2024
2. L'accueil et l'intégration dans la communauté à l'aide de différents modes d'engagement.
3. Maintenance de la base de données communautaire existante et mise à disposition de la communauté.
4. Facilitation de la plate-forme communautaire.
Mise à jour de septembre 2024
L'équipe d'accueil des jardiniers organise des appels mensuels pour les nouveaux membres du CoLab et les membres existants qui ont été inactifs pendant un certain temps. Nous proposons des appels individuels aux membres qui souhaitent discuter plus en détail de leur engagement au sein du CoLab.
Au cours de cette année, nous avons testé différents modèles d'engagement pour combler le fossé entre l'entrée dans un nouvel espace et le moment où l'on devient actif et engagé dans les activités du CoLab. Au début de l'année, nous avons organisé des réunions autour d'un feu de camp et nous nous dirigeons maintenant vers d'autres types d'activités telles que la production de vidéos pour mettre en évidence les avantages de l'adhésion et illustrer le fonctionnement du CoLab.
Notre travail consiste également à nous occuper de l'espace de travail Slack du CoLab et à faire de la base de données des compétences de la communauté une ressource utile et utilisée dans l'écosystème du CoLab.
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